簡報製作包含了四個大步驟，如右圖所示。其下可以再細分功能面的操作。「星號」標示的為最基本該學習的功能。其他的則依狀況學習。有關美化簡報
自PowerPoint 2007後，微軟已經幫使用者做好美化的設計，就是隨處可見的「樣式」。使用者只要專心在內容的建立，簡報美化就交給了電腦了。
有關套用動畫
動畫的使用，最先考慮的是「需不需要」，動畫是一個非必要的功能，用了並不代表你的簡報會更好。
第二個考慮的是，「會不會用」。有時製作者和簡報者是不同人，若是簡報者的能力不足，動畫反而是破壞簡報的一項功能。
有關播放簡報
但有一塊是使用者最常忽略，也最不在意的。就是「播放簡報」。播放不就按左鍵？你可能會有這個疑問。但是，當然沒有那麼簡單。專家，就是將簡單的事說到很難，這才是專業。
簡報和Word、Excel最大的不同點，後二者是靜態的成品，簡報卻是動態的作品。不只是做出一份簡報，更要報告這份簡報。因此，簡報必須和人搭配，若是無法配合，再好的簡報也變無用；再好的報告也變無趣。回想一下，你看過最好的簡報報告和最差的簡報報告，差別是？
許多坊間的「x分鐘做好一份簡報」，其實很簡單。因為打字就超過時間了，所以這些教學是不含內容建立，而是著重在2和3步。那其實很簡單，因為10秒就能做好一份簡報了，字打好，按一下佈景主題，結束。
簡報的學習其實是很簡單的，但太多人總想一步登天，卻怎麼也學不好。學習前要先問自己，簡報是「為誰而做，為何而做」，好熟的一句話。只學操作不想為什麼，這個錯誤是許多學習者最大的毛病，簡單說就是「不用腦」。很多人都會畫圖，卻只有少數人畫出好圖，因為技巧的差異嗎？當然不是，是畫出的圖有沒有滿足了看圖者。
「如果你不認同，那就不用繼續看下去了。」
在此，提供在下的想法，希望有所幫助。
簡報製作首先要先了解三個名詞：
1.簡報：指的就是一個檔案。
2.投影片：每個簡報中包含了許多投影片。
3.物件：投影片中的每項元件。
很難了解嗎？你有一本書(簡報)，書有很多頁(投影片)，每一頁中有字有圖(物件)。你在看卡通(簡報)，卡通中有許多場景(投影片)，每一個場景中有人有房有樹(物件)，這些人在場景中走來走去(動畫)。製作簡報的人就是一個導演，物件就是你的演員和道具。你要如何安排他們，就是你要先想的了。
投影片中的版面配置是你要去了解的。在投影片的版面配置中有很多選擇，但其實只要分成二類，「標題投影片」及「其他的」。使用上，第一張投影片用「標題投影片」的版面配置，剩下的用「其他的」版面配置。
這樣就夠了。
一份成功的簡報應該具備什麼元素？我想，我們先從分類來談起。就像一台好的車子應該具備什麼一樣，應該要先看車子的分類及用途，一般用車要舒適、坦克車的裝甲則要厚一點才好。我將簡報分成三個類型，介紹如下。
l P-C (Person-Computer)：人為主角，電腦﹝這裏指簡報﹞為配角的組合。
這類型的簡報所用的字數最少，簡報中以重點標示，然後由人作詳細說明。從另一個角度來說，簡報只是輔助演講者，將重點內容及相互關係顯示給聽眾的工具。這類簡報即屬於一般常見的演講型的簡報。
l C-P (Computer- Person)：電腦為主角，人為配角的組合。
這種簡報的字數略多，以簡報為主體，人則是解說者的角色。當簡報內容呈現後，人則略作補充說明的一種簡報方式。這種簡報常見於學校老師的教學，或者是廠商產品的說明，由於簡報中已經顯示了產品的相關圖片及內容，因此人只是擔任解說、解惑的角色。
l OnC (Only-Computer)：只有電腦，沒有人的組合。
這種簡報因為沒有人作為說的角色，為了讓觀看者能清楚了解簡報中的內容，因此需要最多的字數。這種簡報常見於一些遠距教學系統中用的簡報，或是網路上提供下載的簡報，像是天下雜誌數位閱讀網就有這類型的簡報提供下載。
我們學了很多，卻用了很少。我們學了很多，用了很多，成績卻很少。簡報設計和Word、Excel是不同層面的軟體，更簡單，成果卻更難得到。我們都只在乎用了多少技巧，卻忘了最基本的東西。一份簡報的好壞，取決於和簡報無關的技巧。觀察一個人簡報報告，只要三張投影片就能知道一個人對簡報軟體的熟悉度。在家可以用八小時做一份簡報，但上台3分鐘就全洩底了。
我
工具是不會動的，只有人才能使用這個工具，用好這個工具。換個角度來看，當我們用簡報向老闆、顧客提案時，他們看到這一幕有什麼感想？
我常跟學生說「我們可以花錢請別人製作簡報，但不可能花錢請別人報告簡報。」學習簡報的第一步，不是學習製作簡報，而是播放簡報。學習簡報的第二步，也不是學習製作簡報，而是了解播放簡報時的場地、環境、設備會如何的影響簡報的設計。請各位思考下一個問題，那學習簡報的第三步呢？...........不要想太多，當然是該開始製作簡報了。
「一場好的簡報(動詞)，和製作簡報(名詞)的技巧無關」
