名言佳句

只有少數人能做自己喜歡的工作，但所有人都能喜歡自己的工作

2011/11/3

簡報怎麼學-製作順序

簡報製作包含了四個大步驟，如右圖所示。其下可以再細分功能面的操作。「星號」標示的為最基本該學習的功能。其他的則依狀況學習。

有關美化簡報

自PowerPoint 2007後，微軟已經幫使用者做好美化的設計，就是隨處可見的「樣式」。使用者只要專心在內容的建立，簡報美化就交給了電腦了。

有關套用動畫

動畫的使用，最先考慮的是「需不需要」，動畫是一個非必要的功能，用了並不代表你的簡報會更好。

第二個考慮的是，「會不會用」。有時製作者和簡報者是不同人，若是簡報者的能力不足，動畫反而是破壞簡報的一項功能。

有關播放簡報

但有一塊是使用者最常忽略，也最不在意的。就是「播放簡報」。播放不就按左鍵？你可能會有這個疑問。但是，當然沒有那麼簡單。專家，就是將簡單的事說到很難，這才是專業。

簡報和Word、Excel最大的不同點，後二者是靜態的成品，簡報卻是動態的作品。不只是做出一份簡報，更要報告這份簡報。因此，簡報必須和人搭配，若是無法配合，再好的簡報也變無用；再好的報告也變無趣。回想一下，你看過最好的簡報報告和最差的簡報報告，差別是？

簡報怎麼學-基本知識篇

許多坊間的「x分鐘做好一份簡報」，其實很簡單。因為打字就超過時間了，所以這些教學是不含內容建立，而是著重在2和3步。那其實很簡單，因為10秒就能做好一份簡報了，字打好，按一下佈景主題，結束。

簡報的學習其實是很簡單的，但太多人總想一步登天，卻怎麼也學不好。學習前要先問自己，簡報是「為誰而做，為何而做」，好熟的一句話。只學操作不想為什麼，這個錯誤是許多學習者最大的毛病，簡單說就是「不用腦」。很多人都會畫圖，卻只有少數人畫出好圖，因為技巧的差異嗎？當然不是，是畫出的圖有沒有滿足了看圖者。

「如果你不認同，那就不用繼續看下去了。」

在此，提供在下的想法，希望有所幫助。

簡報製作首先要先了解三個名詞：

1.簡報：指的就是一個檔案。

2.投影片：每個簡報中包含了許多投影片。

3.物件：投影片中的每項元件。

很難了解嗎？你有一本書(簡報)，書有很多頁(投影片)，每一頁中有字有圖(物件)。你在看卡通(簡報)，卡通中有許多場景(投影片)，每一個場景中有人有房有樹(物件)，這些人在場景中走來走去(動畫)。製作簡報的人就是一個導演，物件就是你的演員和道具。你要如何安排他們，就是你要先想的了。

投影片中的版面配置是你要去了解的。在投影片的版面配置中有很多選擇，但其實只要分成二類，「標題投影片」及「其他的」。使用上，第一張投影片用「標題投影片」的版面配置，剩下的用「其他的」版面配置。

這樣就夠了。

IF函數的例子說明

=if(條件式,條件式為真傳回此值,條件式為否則傳回此值)

=IF(條件 , 符合條件的結果 , 不符合條件的結果)

問題一：請問此公式確定後會傳回 Y 或 N

=IF(10>5,"Y","N")

答案：Y。因為 10 有大於 5，因此 條件 為成立，成立則出現第二個引數的內容，"Y"

問題二：請問此公式確定後會傳回 Y 或 N

=IF(100>500,"Y","N")

答案：N。因為 100 沒有大於 500 ，因此 條件 為不成立，不成立則出現第三個引數的內容，"N"

問題三：請問此公式確定後會傳回 對 或 錯

=IF(10>5,"錯","對")

答案：錯。因為 10 有大於 5，因 此 條件 為成立，成立則出現第二個引數的內容，"錯"

問題三為常見的邏輯錯誤，通常將後面二個結果對調位置就好了。

IF是判斷第一個引數 條件，是否成立。成立則出現第二個引數的內容，不成立則出現第三個引數的內容。它並不管內容為何，只管函數架構是否正確。

COUNT和COUNTA的分辨

COUNT和COUNTA常常在使用上，許多人不清楚該用那一個。先從EXCEL說明來看：

=COUNT(範圍) 中文意為：「數字項個數」。說明：計算範圍內 含數字 的儲存格數量。

=COUNTA(範圍) 中文意為：「項目個數」 。說明：計算範圍內 非空白 的儲存格數量。

簡單一點說：

COUNT 是計算儲存格中有幾個格子內是放數字

COUNTA 是計算儲存格中有幾個格子不是空白的。也就是有資料的

有關資料型態，請下載http://webhd.xuite.net/_oops/a11090215/rft

範例一如右

題目：計算學生人數

可用函數如下：

=COUNT(B2:B6) 大多數人用的方式

=COUNTA(B2:B6)

=COUNTA(A2:A6)

請問 =COUNT(A2:16) 可以嗎？

答案是，不行。因為COUNT是計算數字幾個，但A2:A6的內容為文字。因此計算後答案為 0

判斷這二個函數最簡單的方式有二：
1.範圍內為數字，用COUNT；範圍內為文字，用COUNTA。但仍可能因設計而有誤。
2.搞不清楚就用COUNTA，因為文字、數字都能用。

EXCEL-位址變化例子

如何判斷「相對、絕對、混合」三種位址之間的使用情況及場合呢？
通常建立公式時不用先考慮位址的變化，而是先建立第一格的公式。

以右圖來看，左表為相對位址，右表為絕對位址。判斷的方式很簡單。

前後二公式
相同為絕對
不同為相對

以左表的相對來看，我們想要的公式，第一格C3為「=A3*B3」，第二格C4為「=A4*B4」。

=A3*B3
=A4*B4

A3 A4是不同的，因此使用相對。相同的，A4 B4也不同，因此使用相對。

以右表的絕對來看，我們想要的公式，第一格F4為「=F2*E4」，第二格F5為「=F2*E5」。請看手動輸入正確公式的儲存格，這是我們想要的公式。

=F2*E4
=F2*E5

F2 F2是相同的，因此使用絕對。E4 E5是不同的，因此使用相對。結果為 =$F$2*E4
若F2沒有設定絕對，填滿控點往下拉，F2會變成F3，就和我們想要的答案不同了。

簡報的分類

一份成功的簡報應該具備什麼元素？我想，我們先從分類來談起。就像一台好的車子應該具備什麼一樣，應該要先看車子的分類及用途，一般用車要舒適、坦克車的裝甲則要厚一點才好。我將簡報分成三個類型，介紹如下。

l P-C (Person-Computer)：人為主角，電腦﹝這裏指簡報﹞為配角的組合。

這類型的簡報所用的字數最少，簡報中以重點標示，然後由人作詳細說明。從另一個角度來說，簡報只是輔助演講者，將重點內容及相互關係顯示給聽眾的工具。這類簡報即屬於一般常見的演講型的簡報。

l C-P (Computer- Person)：電腦為主角，人為配角的組合。

這種簡報的字數略多，以簡報為主體，人則是解說者的角色。當簡報內容呈現後，人則略作補充說明的一種簡報方式。這種簡報常見於學校老師的教學，或者是廠商產品的說明，由於簡報中已經顯示了產品的相關圖片及內容，因此人只是擔任解說、解惑的角色。

l OnC (Only-Computer)：只有電腦，沒有人的組合。

這種簡報因為沒有人作為說的角色，為了讓觀看者能清楚了解簡報中的內容，因此需要最多的字數。這種簡報常見於一些遠距教學系統中用的簡報，或是網路上提供下載的簡報，像是天下雜誌數位閱讀網就有這類型的簡報提供下載。